Power BIのSharePointフォルダー接続を安定させるベストプラクティス：OneDriveよりトラブルを減らす方法

Power BIでファイルを取り込むとき、「OneDriveで同期したローカルフォルダー」を参照してレポートを作るケースがあります。手元のPCでは動くのに、Power BIサービスで更新が失敗したり、ある日突然パスが変わって読み込めなくなったりして、運用が不安定になりがちです。
そこで本記事では、power bi sharepoint folder 接続を前提に、SharePoint上のフォルダーへ直接接続し、OneDrive同期より安定させるための設計・作り方・運用のポイントをまとめます。専門用語は必要最小限にして、現場で迷いがちなところを中心に解説します。

1. OneDrive同期経由が不安定になりやすい理由
OneDrive同期は便利ですが、BIの定期更新という用途では「変わりやすい要素」が増えます。代表的な不安定要因は次のとおりです。

・ローカルPC依存になる
「フォルダー」コネクタでPC内のパスを読んでいると、Power BIサービス（クラウド）からはそのPCが見えません。オンプレ用にゲートウェイを使う手もありますが、PCの電源、スリープ、ネットワーク、ユーザーのログオン状態などに左右されます。

・同期遅延や競合が起きる
ファイルを上書き保存した直後、同期が完了する前に更新が走ると、古い内容を読んだり、競合ファイル（同名の別ファイル）ができたりします。

・パスや名前が意外と変わる
組織名変更、OneDriveクライアントの仕様変更、ユーザーのプロファイル移行などで、ローカルの同期パスが変わることがあります。Power Query側の参照先も一緒に壊れます。

・個人アカウントに紐づきやすい
退職・異動・ライセンス変更でOneDriveの所有者が変わると、リンク切れや権限不足が起きやすくなります。

結論として、定期更新で安定させたいなら「同期したフォルダー」より「SharePoint上のファイルを直接読む」方が有利です。

2. 基本方針：SharePoint上のフォルダーを直接参照する
Power BI（Power Query）にはSharePoint向けの入口が複数あります。安定運用の観点では、まず次の方針を押さえます。

・ローカルパスではなく、SharePointのサイト／ドキュメントライブラリをデータソースにする
・接続は可能な限り「組織のチームサイト（SharePoint）」に寄せ、個人のOneDriveに寄せない
・取り込み対象のファイル置き場は「BI専用」に分けて、運用ルールを固定する

特に重要なのが「置き場を分ける」ことです。SharePointには業務ファイルが大量に置かれがちで、Power BIが全ファイル一覧を取りに行くと遅くなったり、余計なファイル変更の影響を受けたりします。BI専用のドキュメントライブラリ、または専用フォルダーを作り、取り込み対象だけを置くのが基本です。

3. 接続設計：まず“変わらないもの”を決める
安定させるコツは、最初に「変えない前提」を決めて、そこから逆算して設計することです。

3-1. サイトの場所を固定する
・可能ならサイト名（URLの一部）を頻繁に変えない
・サイト移転や統合の予定があるなら、BI用サイトを早めに用意し、そこを長期の置き場にする

3-2. ドキュメントライブラリを固定する
・一般的な「ドキュメント」ライブラリに混ぜるより、BI専用ライブラリを作る
・権限もライブラリ単位で設計しやすくなる

3-3. フォルダー構造を固定する
深い階層や、頻繁なフォルダー名変更はトラブルの元です。おすすめは次のような単純な構造です。

・raw（受け取りそのままのファイル）
・master（マスタやコード表）
・work（加工途中や検証用）
・archive（過去分）

フォルダー名は英数字＋短い単語で揃えると、後々の移行や連携でも困りにくくなります。

3-4. ファイル命名を固定する
更新が止まる典型例は「ファイル名が変わった」「拡張子が変わった」です。
・日次や月次のファイルは命名規則を決める（例：sales_YYYYMM.csv のように）
・手作業でのリネームを避け、ルールに沿って追加していく
・「最新版.xlsx」など固定名運用をする場合は、上書きの手順もルール化する（後述）

4. Power Queryの作り方：重くしない、壊れにくくする
SharePointフォルダー接続での失敗は「設計」だけでなく「クエリの書き方」でも起きます。特に重要なのは、取り込み対象を早い段階で絞ることです。

4-1. 早い段階で絞り込む
SharePointフォルダー接続は、まず候補となるファイルの一覧を取得します。対象が多いと、それだけで時間がかかります。
・フォルダーのパスで絞る
・拡張子で絞る（csv、xlsxなど）
・不要な列は早めに落とす（ファイルサイズや更新日時だけ残す、など）

4-2. 複数ファイル結合は型のブレ対策が必須
複数ファイルを結合するパターンは便利ですが、1つでも列名が違う、空行が入る、シート名が違う、というだけで更新が落ちます。
・入力ファイルのフォーマットを固定する（列名、順序、型、区切り文字、エンコード）
・Excelなら、テーブル化してテーブル名を固定する（シート名より安定）
・CSVなら、列数とヘッダーを固定し、余計な注釈行を入れない

4-3. 変換処理を安定させる
「ファイルの結合」機能で自動生成される変換処理は便利ですが、サンプルファイル依存が強いことがあります。
・サンプルが差し替わっても壊れないよう、必要最小限の変換にする
・列の追加／削除が起きる可能性があるなら、固定列だけに絞って参照する
・1ファイルの不備で全体が落ちないよう、エラーを握りつぶすのではなく、スキップや例外処理で“落ち方”を制御する

4-4. 取り込み工程を分ける
一つの巨大クエリで全部やるより、役割で分けると保守しやすくなります。
・取得（SharePointからファイル一覧と中身を取る）
・整形（個別ファイルの変換）
・結合（必要なデータだけ統合）
・モデル（テーブル関係とメジャー）

「どこで壊れたか」が分かりやすくなるだけで、復旧が速くなります。

5. 認証と権限：個人依存を外すと安定する
SharePointに直接つなげても、運用が不安定なままのケースがあります。その多くは「誰の権限で更新しているか」が原因です。

5-1. 更新用のアカウントを決める
個人アカウントでデータセットを公開し、個人の資格情報で更新していると、パスワード変更、二要素認証の設定変更、退職・異動などで更新が止まりやすくなります。
おすすめは次のどちらかです。
・運用用（共有）のアカウントを用意し、必要最小限の権限だけ与える
・もしくは、組織の方針に沿ってサービス用の認証方式を検討する（管理者設定が必要になることが多い）

5-2. 権限はフォルダー／ライブラリ単位で管理する
取り込み対象が散らばっていると、権限が複雑になり更新が落ちやすくなります。
・BI専用ライブラリにまとめる
・更新用アカウントはそこにだけアクセス可能にする
これだけで、権限変更の影響範囲が限定されます。

5-3. セキュリティポリシー変更の影響を把握する
組織のセキュリティ強化で、クラウドサービスからのアクセスが追加制限されると、突然更新が失敗することがあります。
・更新が止まったタイミングで、ポリシー変更がなかったか確認する
・運用アカウントのサインイン条件が更新ジョブと両立するか、管理者と握る
技術だけでなく、運用ルールとして「変更があったらBI担当へ連絡」を決めておくと復旧が早いです。

6. 更新を止めないファイル運用：上書きより“安全な置き換え”
OneDrive同期より安定させたいのに、更新が失敗する原因として多いのが「更新中にファイルが書き換わる」パターンです。

6-1. 上書き運用の落とし穴
固定名（例：latest.csv）を上書きしていると、更新が走った瞬間にファイルが編集・保存中で、読み込みが失敗することがあります。また、書き込み途中の中途半端な状態を読み込むリスクもあります。

6-2. 安全な置き換え手順の例
・手順A：新しいファイルを別名でアップロードし、確認できたら最後にリネームして固定名にする
・手順B：日付入りファイルを追加していき、Power BI側は“最新日付”を自動判定して読む
手順Bの方が事故が少なく、監査もしやすいです。

6-3. 版管理やチェックアウトの扱い
SharePointの版管理やチェックアウトを使っている場合、ファイルが確定していない状態になることがあります。
・取り込み対象ライブラリでは、チェックアウトを使わない運用にする
・版管理は有効でもよいが、更新対象ファイルは確定状態で置く
担当者が変わっても崩れないよう、ルールとして明文化しておくのが効果的です。

7. パフォーマンス対策：フォルダー接続は“スリム化”が効く
SharePointフォルダー接続で遅い・タイムアウトする場合、まず疑うべきは「候補ファイルが多すぎる」ことです。

7-1. ファイル数を減らす
・BI専用ライブラリに限定する
・過去データはarchiveへ移し、Power BIが見るフォルダーから外す
・不要な中間ファイル（Excelの一時ファイルなど）を置かない

7-2. 取得列を減らす
ファイル一覧には多くのメタデータ列があります。必要な列だけ残すと、後工程が軽くなります。

7-3. 取り込み範囲を分ける
・毎回全期間を取り込むのではなく、月次や日次で分割して取り込む
・増分更新を意識した構造（期間別フォルダー、日付列の整備）にしておく
設計次第で、毎回全部取り直す状態を避けやすくなります。

8. よくある失敗とチェックリスト（更新が落ちたときの切り分け）
最後に、トラブル時の見落としを減らすためのチェック項目をまとめます。

A. 接続先の変更がないか
・サイト名、ライブラリ名、フォルダー名が変わっていないか
・ファイルが移動されていないか

B. 権限が変わっていないか
・更新用アカウントが対象フォルダーにアクセスできるか
・グループから外れていないか
・共有リンク頼みの運用になっていないか（無効化や期限で切れやすい）

C. ファイル形式が変わっていないか
・列名、列数、区切り文字、シート／テーブル名が変わっていないか
・ヘッダー行の位置が変わっていないか
・空行や注釈行が増えていないか

D. 更新タイミングの競合がないか
・更新時間帯にファイルを編集していないか
・上書きの手順が守られているか

E. 1ファイル不備で全体が落ちない工夫があるか
・スキップや例外処理で全体停止を防げているか
・失敗したファイル名が特定できる情報（ファイル名や更新日時など）を残しているか

9. まとめ：OneDriveより安定させる“コアの考え方”
power bi sharepoint folder 接続をOneDrive同期より安定させるポイントは、突き詰めると次の3つです。

1. 個人PC・個人アカウント依存を外す（SharePointへ直接、運用アカウントで更新）

2. 変わりやすい要素を減らす（専用ライブラリ、固定のフォルダー構造、命名規則）

3. 壊れやすい箇所を強くする（早い絞り込み、ファイル形式の固定、上書き事故の防止、例外対策）

SharePointに置いてあるから自動で安定するわけではなく、置き場・権限・ファイル運用・クエリ設計の4点セットで安定します。最初にルールを決めて、取り込み対象を“BI専用”として扱うだけでも、更新失敗の頻度は大きく下げられます。