SharePoint上のExcelをPower BIのデータソースにする方法：テーブル化・列固定・運用ルール

SharePointに置いたExcelをそのまま集計や可視化に使えるようにすると、入力はExcelで手軽に、レポートはPower BIで安定運用できます。一方で、接続の仕方を間違えると更新が失敗したり、列名の変更ひとつでレポートが壊れたりします。ここでは power bi excel sharepoint 接続 を前提に、つまずきやすいポイントを避けながら、現場で回る形に落とし込む手順をまとめます。

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1. 最初に押さえる全体像

SharePoint上のExcelをPower BIのデータソースにする流れは大きく3段階です。

• Excel側を「機械が読みやすい形」に整える（テーブル化、列の安定化、余計な装飾をやめる）

• Power BI DesktopでSharePointから取り込み、Power Queryで整形する（型、列名、不要行の除外）

• Power BI Serviceで更新できる形にして、運用ルールで崩れないようにする（権限、変更管理、障害時の切り分け）

特に重要なのは、見た目ではなく「データの構造」を固定することです。Excelは人が見やすい帳票を作れますが、Power BIはデータの並びや列名が一定であることを強く前提にします。

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2. 接続方式の選び方（失敗しないおすすめ）

SharePoint上のExcelへの取り込みは、主に次の考え方で選ぶと安定します。

A. SharePointフォルダー接続（おすすめ）

Power BIの「SharePointフォルダー」コネクターを使い、対象のサイトを指定してから、目的のファイルを絞り込んで読み込みます。

メリット

• ファイルの取り込みが比較的安定しやすい

• 同じフォルダーに複数ファイルがある場合、結合（追加）しやすい

• Power BI Serviceでの更新にも載せやすい

注意点

• サイトURLは「ライブラリの深い階層」ではなく、サイトの入口（サイト名まで）を指定する

• 権限が弱いと一覧は見えても中身にアクセスできず失敗することがある

B. 直接Excelブックを指定する（シンプルだが壊れやすいことがある）

単一ファイルだけを読むなら、Excelファイルを選んで取り込む方法もあります。ただし、共有リンク由来のアドレスや、ダウンロード用の一時的なアドレスを使うと、更新時に壊れやすくなります。運用で「ファイル名変更」「移動」をする可能性が少しでもあるなら、Aの方が無難です。

結論として、単一ファイルでも将来的に運用が乗るなら、まずはSharePointフォルダー接続で設計するのが安全です。

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3. Excel側の準備：テーブル化が最重要

Power BIが安定して読み取れるExcelの条件は「表が表として定義されている」ことです。Excelの範囲をテーブルに変換してから取り込みます。

3-1. テーブル化の手順（入力担当でも迷わない）

• データ範囲内のセルを選ぶ

• テーブルとして書式設定（またはCtrl+T）

• 先頭行を見出しとして使用にチェック

• テーブル名を付ける（例：T_Sales、T_Master、T_Inputなど）

テーブル名はあとから見返したときに分かるよう、用途が伝わる名前にします。Power BI側では「シート」より「テーブル」を選んで取り込むのが基本です。

3-2. テーブル化すると何が良いのか

• 行が増えてもテーブルが自動で拡張される（範囲ズレ事故が減る）

• 列名が明確になり、Power BIが列を特定しやすい

• 空行や装飾だけの行を紛れ込みにくくできる

3-3. Excelで避けるべきこと（更新失敗の原因）

• セル結合：Power BIは結合セルがあると見出しが崩れやすい

• 途中に空行、空列：テーブル内での空行はデータ終端扱いになったり、変換でエラーを誘発する

• 見出しが2段、3段：必ず1行の見出しにする

• 同じ列に日付と文字が混在：型変換でエラーになりやすい

• 「合計」行、「注釈」行：データと同じテーブルに入れない（別シートにする）

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4. 列固定の考え方：レポートを壊さない「スキーマ運用」

ここでいう列固定は、Excelの表示で列を固定する話ではなく、データの列構造（スキーマ）を変えない運用のことです。Power BIは列名や列数が変わると、参照しているステップが失敗して更新が止まりやすくなります。

4-1. 列固定のルール（最低限）

• 列名を変更しない（表記ゆれも禁止：例「顧客名」→「お客様名」など）

• 列を削除しない（不要ならPower BI側で非表示にする）

• 列の追加は原則「末尾に追加」（途中挿入は避ける）

• 列の意味を変えない（同じ列に別の意味の値を入れない）

• 主キー（ID列）を決め、空にしない（行の同一性の基準）

4-2. どうしても列を変更したいときの手順

運用で列追加・変更が必要になることはあります。重要なのは「事前にPower BI側が受け止められる形にする」ことです。

• 変更予定を共有し、いつから変えるか日付を決める

• Power BI Desktopで先に対応（列追加なら型設定、列名の参照修正）

• テスト更新でエラーが出ないことを確認

• 本番ファイルへ反映する

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5. Power BI Desktopでの取り込み手順（SharePointフォルダー例）

5-1. データ取得からファイル特定まで

• データを取得でSharePointフォルダーを選択

• SharePointサイトを指定して接続（組織アカウントで認証）

• 一覧から対象ファイルをフィルター（フォルダーのパス、ファイル名で絞る）

• 対象のExcelを選び、コンテンツを開いてテーブルを選択

ポイントは「サイトに接続してからファイルを絞る」ことです。ファイルの共有リンクを貼り付けるやり方は、更新で詰まりやすいので避けます。

5-2. Power Queryで必ずやる整形

読み込み後、Power Queryエディターで次を揃えます。

• 列名の確定（見出しの表記を一度だけ整える）

• データ型の指定（数値、日付、テキストを明示する）

• 不要列の削除（ただしExcel側の列は削除しない方針なら、ここで削る）

• 空行、エラー行の除外

• 並び順の固定（必要なら）

データ型は後回しにしがちですが、更新エラーの多くは「日付列に文字が混ざった」「数値列に空白ではなくハイフンが入った」など型の揺れが原因です。入力ルールとセットで型を安定させます。

5-3. 取り込みの粒度を決める（1テーブル＝1目的）

Excelに「入力」「集計」「貼り付け用」の表が混在していると、取り込みが複雑になります。
おすすめは

• 入力用テーブル：1つ（または目的ごとに複数）

• マスター用テーブル：必要分

• 集計結果はPower BI側で作る（Excel側でピボットや集計表を作らない）
  という役割分担です。Excelは入力と保管、Power BIは整形と集計と可視化に寄せるほど、壊れにくくなります。

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6. Power BI Serviceで更新できる形にする

Desktopでレポートができても、Serviceで更新が回らないと運用になりません。

6-1. 資格情報（認証）の考え方

SharePoint Online上のファイルなら、基本は組織アカウント（OAuth）で更新できます。更新担当者のアカウントに依存すると、人事異動や退職で止まるので、可能なら「更新用のサービスアカウント」や「共有の運用アカウント」を用意し、権限を付与しておくと安全です。

6-2. ファイル配置のルール（更新の安定に直結）

• ファイルは特定のフォルダーに固定して置く（移動しない）

• ファイル名は固定（末尾に日付を付ける運用は避ける）

• 同名ファイルを複数作らない（過去分は別フォルダーへ退避）

• 権限は最小限でよいが、更新アカウントには確実に閲覧権限を付ける

6-3. スケジュール更新の前に確認すること

• Desktopで最新の状態で更新が通るか

• Serviceでデータソースの資格情報が正しいか

• 更新時間帯にSharePoint側のメンテナンスやアクセス制限がないか

• テーブルに新しい行が追加されても型エラーにならないか

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7. 現場で回る運用ルール（チェックリスト）

接続ができても、運用が崩れるとすぐに止まります。Excel入力者とPower BI運用者の間で、次のルールを明文化しておくと強いです。

7-1. 変更管理（これがないと必ず壊れる）

• 列名の変更禁止、列削除禁止、途中挿入禁止

• 列追加は末尾のみ、追加時は必ず運用者へ連絡

• 入力値のルール（例：日付はYYYY/MM/DD、金額は数値のみ、未入力は空欄）

• 新しい区分値（例：部署名、商品カテゴリ）を増やすときはマスターも同時に更新

7-2. 入力担当向けのルール（分かりやすさ重視）

• テーブルの見出し行は触らない

• 「合計」「小計」は入れない

• セル結合しない

• コピー貼り付けは値貼り付けを基本にする（書式貼り付けで列型が崩れるのを防ぐ）

• 1行＝1レコードの原則を守る（1セルに改行で複数値を入れない）

7-3. ファイル運用（バックアップと復旧）

• SharePointのバージョン履歴を有効にしておく

• 月次など節目でスナップショット（コピー）を取る

• 本番ファイルを直接いじらず、修正はコピーで検証してから反映する

• エラーが出たら「いつから」「誰が」「何を変えたか」が追えるようにする（簡単な変更ログでも良い）

7-4. データ品質のルール（後で泣かない）

• 主キー列の重複チェック

• 必須列の欠損チェック

• コード体系（例：得意先コード、商品コード）の桁数や形式を統一

• 日付の範囲チェック（未来日、過去すぎる日付を弾く）

• 数値の異常値チェック（マイナス不可なのにマイナスがある等）

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8. よくあるトラブルと切り分け

最後に、止まったときに慌てないための典型パターンを整理します。

8-1. 更新が突然失敗した

原因候補

• ファイルを移動した、名前を変えた

• 列名を変えた、列を削除した

• 入力値の型が崩れた（数値列に文字、日付列に不正値）

対処

• SharePoint上の変更履歴を確認し、直近の変更を戻す

• Power BI Desktopで更新して、どのステップで落ちるかを見る

• 型エラーは、エラー行を抽出して入力規則を見直す

8-2. Serviceでは更新できないがDesktopではできる

原因候補

• Service側の資格情報が未設定、または期限切れ

• 更新アカウントにファイル閲覧権限がない

対処

• Serviceのデータソース設定で資格情報を入れ直す

• 更新用アカウントでSharePoint上のファイルが開けるか確認する

8-3. 列が見つからないエラーが出る

原因候補

• 列名が変更された（全角半角、スペース有無も含む）

• 列追加が途中に挿入され、参照がずれた

対処

• Excel側の列名を元に戻す

• どうしても変更が必要なら、Power Queryの参照ステップを修正し、テスト更新してから反映する

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9. まとめ：安定接続のコツは「データの型」と「列の約束」

SharePoint上のExcelをPower BIのデータソースにするなら、接続そのものよりも、Excelの作り方と運用ルールが成果を左右します。テーブル化で範囲ズレを防ぎ、列固定（スキーマ固定）で更新を止めない。さらに、変更管理と入力ルールをセットにして初めて、power bi excel sharepoint 接続 が「一度つないで終わり」ではなく「回り続ける仕組み」になります。まずは1ファイル・1テーブルから小さく始め、ルールを育てながら広げていくのが成功への近道です。