Power BI は非常に便利なデータ可視化・分析ツールですが、組織内外にレポートやダッシュボードを共有する際には「アクセス権設定」が重要です。誤った設定をすると、不要なデータが見えてしまうだけでなく、セキュリティリスクが高まる可能性もあります。今回は「Power BI アクセス権設定」をテーマに、基礎的な考え方や設定方法、そして注意点などをわかりやすく解説します。
なぜアクセス権設定が必要なのか？
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データセキュリティの確保
組織の機密情報や個人情報を含むデータが漏えいすると、大きなトラブルにつながります。Power BI ではユーザーレベルやグループレベルで細かくアクセスを制御できるため、安全なデータ運用が可能になります。 -
業務効率の向上
必要な人だけが必要なデータにアクセスできるようにすることで、情報の混乱を防ぎ、スムーズな意思決定につながります。情報が限定されることで、ユーザーにとってもレポートの内容がシンプルに整理され、探したいデータがすぐ見つけやすくなります。 -
ガバナンス強化
企業や組織の規模が大きくなるほど、データの取り扱いルール（ガバナンス）を徹底する必要が高まります。Power BI の権限管理を正しく設定することで、社内外のステークホルダーに対して、一貫したポリシーを適用できます。
Power BI のアクセス権設定：主な仕組み
1. ワークスペースの役割と権限
Power BI サービスには複数の ワークスペース を作成できます。
- 閲覧 (Viewer)
- 参加者 (Contributor)
- メンバー (Member)
- 管理者 (Admin)
のように、ワークスペースごとにユーザーやグループ単位で権限を付与できます。たとえば、閲覧だけを許可したい場合は「閲覧」権限を与えれば、レポートの閲覧は可能ですが、編集や再発行はできなくなります。
2. レポートやダッシュボードの共有設定
- 個別共有: 特定のユーザーやセキュリティグループへ直接レポートやダッシュボードを共有。
- アプリとして公開: ワークスペース内のレポートをアプリ化し、組織全体または特定ユーザーに配布。より幅広い層に対して一括で共有しやすくなります。
共有時には「閲覧権限のみ」「再共有を許可する」などのオプションを確認して、必要以上に権限が広がらないようにしましょう。
3. ロール レベル セキュリティ (RLS)
RLS（Row-Level Security） とは、同じレポート・同じデータセットを使っていても、ユーザーごとに閲覧できる行データを制限する仕組みです。
- 例えば、地域別の営業成績をまとめたレポートで、関東エリアの担当者は関東のデータだけが見えるようにし、関西エリアの担当者は関西のデータだけが見えるようにする、といった設定が可能です。
- DAX 関数を用いてフィルター条件を定義し、特定のテーブルや列の行を制御します。
RLS は「1 つのデータセットを複数の部門にまたがって使いたい」という状況で非常に役立ちます。
アクセス権設定の手順
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ワークスペースを作成し、ユーザーを招待
Power BI サービス で新しいワークスペースを作り、ユーザーやグループに適切なロール (閲覧、参加者、メンバー、管理者) を付与します。 -
レポートやダッシュボードをワークスペースに配置
Power BI Desktop で作成したレポートを発行 (Publish) し、ワークスペースに配置します。これにより、ワークスペースにアクセス権を持つユーザーだけがレポートを見ることができます。 -
必要に応じてアプリを作成
ワークスペースからアプリを作成し、組織内や外部ユーザーに配布する方法も選択できます。アプリは一括管理がしやすい反面、細かい権限調整がやや制限される部分もあるため、ユースケースに応じて選びましょう。 -
RLS の設定 (必要な場合)
Power BI Desktop でモデルビューを開き、[建てられた役割 (Roles)] を作成して RLS を定義します。権限を付与すべきユーザーやグループを指定し、フィルター条件を設定することで、閲覧できる行データを制限できます。 -
共有設定の最終確認
共有オプションで「共有されたユーザーがさらに共有できるか」や「ビルド権限 (レポート編集権限) があるか」などを調整し、最小限のアクセス権にとどめるよう注意しましょう。
注意点・トラブル防止のポイント
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権限の重複に注意
ユーザーが複数のワークスペースやグループに所属している場合、それぞれの権限設定が競合し、思わぬ結果を招くことがあります。権限の優先順位や重なりを定期的に見直すことが大切です。 -
組織外のユーザー共有
Power BI では外部ユーザーへの共有も可能ですが、ライセンスやセキュリティ設定、ゲストアカウントの管理など、Microsoft 365 全体のポリシーを考慮する必要があります。 -
RLS とワークスペース権限の混同
RLS はレポートやデータの行レベルでの閲覧制限であり、ワークスペース権限はレポート自体の編集・削除などの操作権限を指します。目的によって使い分けが必要です。 -
監査ログの活用
ユーザーがいつ・どのレポートにアクセスしたかを追跡・監査できる機能があります。セキュリティリスクの早期発見や問題発生時の原因追及に役立ちます。
もし困り事があるなら、まずは無料相談を
「RLS をうまく設定できない」「ワークスペースとアプリの使い分けがわからない」「外部ユーザーにどう共有すればいいかわからない」など、Power BI やデータ活用でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
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まとめ
Power BI でのアクセス権設定は、組織のデータ活用をさらに効果的かつ安全にするための重要な要素です。ワークスペース権限、レポート共有、RLS（ロールレベルセキュリティ）など、複数の仕組みを組み合わせて、必要最小限のアクセスと使いやすさのバランスを取ることがポイントになります。
データドリブンな企業を目指すうえで、データの安全性やガバナンスを無視することはできません。もし具体的にどうすればよいか迷ったら、無料相談やセミナーなどを通じて専門家の助言を得てみてください。正しいアクセス権設定を行い、安心して Power BI を活用していきましょう。
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