Power BI では、作成したレポートやダッシュボードを管理・共有するための場所として「ワークスペース」という概念があります。一方、初期状態で用意されている「マイワークスペース」もあり、両者の役割が混同されやすいです。この記事では、「ワークスペース」と「マイワークスペース」 の違いと、それぞれをどう活用すればよいかをわかりやすく紹介します。
1. 「マイワークスペース」とは？
個人向けのプライベート領域
- 初期状態から存在
Power BI サービスにサインインすると、ユーザーごとに「マイワークスペース」が自動的に作成されます。これは個人用のプライベート領域です。 - 他ユーザーとの共有不可（基本的に）
データセットやレポートは自分だけがアクセスできる状態で保存されます。他ユーザーへ共有するには、別途リンク共有やエクスポート機能を使うことになるため、共同作業や公式の配布にはあまり向いていません。 - 学習・試験的な用途に最適
DAX の学習や、試しにビジュアルを作ってみるなどの作業をする場合、マイワークスペースで気軽に保存しておけます。あくまで「個人の作業場所」として割り切って使うのがおすすめです。
2. 「ワークスペース」とは？
チームや組織での共同作業向け
- 複数ユーザーでアクセス・共同編集可能
ワークスペースを作成し、メンバーやロール（閲覧者・貢献者・メンバー・管理者）を追加すれば、同じレポートやデータセットを共同で管理・編集できます。 - アプリとして配布できる
ワークスペース内のコンテンツを「アプリ化」して組織全体、または特定のユーザーに配布すれば、閲覧専用ユーザーにもレポートを簡単に提供できます。 - セキュリティとガバナンスに優れる
組織のポリシーに合わせて、閲覧権限やデータソースへの接続制御などを厳格に設定可能。認証やライセンス管理を踏まえた運用がしやすい仕組みです。
3. どちらを使うべきか？
| シチュエーション | 選ぶべき場所 |
|---|---|
| 個人的な勉強・試作品の作成 | マイワークスペース |
| 組織内での正式なレポート配布・共同作業 | ワークスペース |
| 小さなグループでテスト共有 | ワークスペースを一時的に作成して利用 |
| 機密性の高いデータの厳格な管理 | ワークスペース + セキュリティ設定 |
基本的には、「マイワークスペース＝自分だけ」「ワークスペース＝チームや組織で使う場所」 という区別で考えておくと迷いません。マイワークスペースは共有の柔軟性が低く、ワークスペースは管理機能が充実しています。
4. 運用のポイント
-
共有開始のタイミング
- 個人的に作成・テストしていたレポートが完成したら、正式な「ワークスペース」に移行し、共有やアプリ化を行いましょう。
-
権限設定とライセンス
- ワークスペースでは、閲覧、参加者、メンバー、管理者など複数のロールが設定できます。Power BI ライセンス（Pro / Premium）も踏まえて運用ルールを作りましょう。
-
バックアップとバージョン管理
- レポートが頻繁に更新される場合、Power BI Desktop の .pbix ファイルをローカルやバージョン管理ツールに保管しておくと万一の復旧に役立ちます。
- マイワークスペースにしか置いていない状態だと、チームメンバーが引き継ぎにくい点にも注意です。
-
Power BI アプリの活用
- ワークスペースにあるレポートをアプリとして配布すると、閲覧者は手軽にアクセスでき、ビューアーライセンス（無料ユーザー）でも組織内レポートを参照可能になるケースがあります（Power BI Premium の要件など、ライセンスによる制限は要確認）。
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まとめ
マイワークスペース は個人の作業スペースとして、他ユーザーとの共有には基本的に向かない場所です。一方、チームや組織での共同作業や正式な配布を行うなら、「ワークスペース」 を活用するのが正しい方法と言えます。
- マイワークスペースは、試作や個人的な学習・検証用。
- ワークスペースは共同作業や本番運用、アプリ化などが必要な場合に利用。
こうした使い分けを意識することで、Power BI を使ったデータ分析の効率やセキュリティが格段に向上します。運用上で不明点やトラブルがあれば、無料相談やセミナーを活用し、スムーズに解決していきましょう。
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