Power BIの利用状況（Usage metrics）で活用度を見える化：定着させる分析方法

Power BI を導入すると、最初は「レポートが作れた」「ダッシュボードが動いた」で達成感があります。ところが数週間〜数か月経つと、別の課題が出てきます。

• 作ったレポートが、本当に見られているのか分からない

• 閲覧者が増えない／一部の人しか使っていない

• 「どれが正しいレポート？」が増えて、探すのに時間がかかる

• 会議前だけ見られて、日常業務では使われない

• 改善したいのに、どこから手を付ければいいか判断できない

この段階で効いてくるのが 利用状況（Usage metrics） です。
「誰が、いつ、どれを、どのくらい使っているか」を把握できれば、Power BI 活用は“勘”ではなく“データ”で改善できます。この記事では、Usage metrics を使って活用度を見える化し、定着へつなげるための分析の進め方を、実務目線で丁寧に解説します。

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1. 利用状況を測る目的は「監視」ではなく「改善の優先順位付け」

最初に大切なのは、Usage metrics を“チェック”で終わらせないことです。
目的は「誰が見ていないのかを責める」ではなく、次のような改善につなげることにあります。

• 投資対効果：作ったレポートが業務で使われているか

• 定着の兆し：利用者が増えているか／継続して見られているか

• 改善の当たり所：どのレポートを伸ばすべきか／どれを整理すべきか

• 運用の健全性：特定のレポートに問い合わせが集中していないか

• ガバナンス：重複レポート・放置レポートを減らせるか

つまり Usage metrics は、Power BI を“作るプロジェクト”から“育てる運用”へ移行するための、超重要な計器です。

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2. Usage metrics で見えるもの・見えないものを押さえる

Usage metrics で見える世界を正しく理解すると、分析がぶれません。

見えるもの（代表例）

• どのレポート／ダッシュボードがどれくらい閲覧されているか

• ユニークな閲覧者数（どれくらいの人数に届いているか）

• 期間ごとの閲覧推移（増えているか、減っているか）

• どのページが見られているか（ページ単位の人気・離脱の兆し）

• 閲覧のタイミング（曜日・時間帯の偏りが見えることも）

見えにくい／注意が必要なもの

• 「見た」＝「業務で使った」ではない（開いただけの可能性）

• 外部共有や埋め込みの形態によっては、見え方が限定される場合がある

• 指標の意味や集計ルールは、組織設定や機能更新で変化することがある

• 反映にタイムラグがあることが多い（リアルタイム計測ではない前提で運用する）

Usage metrics は万能な監査ツールではなく、**利用傾向を把握して改善するための“運用ダッシュボード”**と捉えるのがちょうど良いです。

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3. どこから見られる？（見るための前提とコツ）

一般的には、Power BI Service 上で対象のコンテンツ（レポートやダッシュボード）に対して、メニューから利用状況を開けます。
ただし、組織の権限設計や設定によって、閲覧できる範囲が変わります。

まず確認したい前提

• 自分がそのレポート／ダッシュボードを見る権限を持っているか

• ワークスペースでの役割（閲覧者・投稿者・メンバーなど）

• 管理者側の設定で、利用状況の可視化が制限されていないか

実務のコツ

利用状況を“見るだけ”だと、改善アクションに落ちにくいことがあります。
そこでおすすめなのが、Usage metrics を「改善会議の定例ネタ」にすることです。

• 週次：主要レポートの増減、異常な落ち込みがないか

• 月次：定着状況（継続利用・伸びたレポート・死んだレポート）を棚卸し

見える化は、運用の習慣にして初めて効果が出ます。

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4. 「定着」を見える化するための指標設計（ここが肝）

利用状況を見ても、「で、良いの？悪いの？」が決められないと動けません。
定着を測るなら、次の3つの観点で指標を設計すると迷いにくいです。

4-1. 到達（Reach）：どれだけの人に届いているか

• ユニーク閲覧者数

• 閲覧者が増えているか（前月比・前週比）

到達が伸びない場合、内容以前に「知られていない」「探せない」「入口がバラバラ」などの導線問題が疑われます。

4-2. 継続（Retention）：続けて使われているか

• 毎週見ている人がいるか（週単位の継続利用の兆し）

• 月初だけ／会議前だけ、など偏りが強すぎないか

• “一度見たきり”のレポートが多くないか

継続が弱い場合は、数字が更新されない、欲しい粒度がない、遅い、使いにくいなど「体験の質」が原因になりやすいです。

4-3. 集中（Concentration）：一部の人・一部のレポートに偏っていないか

• 上位数本のレポートに閲覧が集中しているか

• 特定の担当者だけが見ていないか（属人化の兆候）

集中が強すぎると、「その人がいないと回らない」「他部署に広がらない」運用になりがちです。ここは早めに手を打つと、後から効きます。

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5. まずやるべき分析ステップ（迷わない順番）

定着の改善は、いきなり全レポートを対象にすると失敗しやすいです。
おすすめの順番は次の通りです。

ステップ1：対象を絞る（最重要10本から）

まずは「本来、使われていないと困る」レポートを選びます。

• 経営KPI

• 営業会議で使う数字

• 月次締めで使う集計

• 現場の毎日オペレーションで使う一覧

ここから外れる“趣味レポート”を最初に改善しても、定着にはつながりにくいです。

ステップ2：利用推移を見て、分類する

対象レポートを次の3つに分類します。

• A：伸びている（勝ち筋がある）

• B：横ばい（改善で伸びる余地あり）

• C：落ちている／ほぼ見られていない（原因究明 or 整理候補）

ここで重要なのは、「Cを全部改善しよう」としないこと。
Cは “整理”が正解 になることが多いです（後述）。

ステップ3：ページ別に見て“刺さっている箇所”を特定する

レポート全体は見られていても、実は

• 1ページ目だけ開いて閉じている

• 特定ページだけしか見られていない

• 逆に「このページは誰も見ていない」

が起きがちです。
ページ別の差分が見えれば、改善の打ち手が明確になります。

• 見られているページ：他レポートへ横展開できる“成功パターン”

• 見られていないページ：削除・統合・導線変更の候補

ステップ4：利用者の偏りを見る（属人化・浸透不足を発見）

閲覧者が特定の数名に偏っている場合、よくある原因は次の通りです。

• “その人だけが知っている”レポートになっている（周知不足）

• 入口が複雑で、たどり着けない

• 数字の定義が難しく、他の人が使う自信がない

• レポートの読み方が共有されていない

改善は「レポートを直す」だけでなく、「使い方を渡す」も含まれます。

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6. 見える化した後にやること：定着させる改善アクション集

Usage metrics で“どこが弱いか”が分かったら、次は改善です。
ここからは、実務で効きやすい打ち手を「原因別」に整理します。

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6-1. 到達が弱いとき（そもそも見られていない）

症状

• 閲覧者数が伸びない

• 作ったのに存在が知られていない

• どれを見るべきか分からず、使われない

打ち手

• 公開の窓口を一本化（「このアプリを見ればOK」状態にする）

• “公式レポート”の置き場と命名規則を整備

• レポートの入口ページに「このレポートで分かること」を明記

• 社内告知を“1回で終わらせない”（週次会議、月次の定例で繰り返す）

到達改善は、機能よりも運用設計で決まります。見つからないものは使われません。

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6-2. 継続が弱いとき（見たきりで終わる）

症状

• 最初は見られたが続かない

• 会議前だけアクセスが増える

• 同じ人が毎回見ていない

打ち手

• 更新頻度と鮮度を明確化（“いつ更新されるか”が分からないと使われない）

• 1ページ目に「今日の結論（要点）」を置く（読む負荷を下げる）

• 遅いレポートは高速化（開くのに時間がかかると定着しない）

• “次に見るべき内訳”を用意して自己解決できるようにする

継続の敵は「面倒」「遅い」「分からない」です。ここを潰すと伸びます。

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6-3. 集中が強いとき（属人化している）

症状

• 2〜3人しか見ていない

• 特定のチームにしか浸透しない

打ち手

• “読み方”をセットで渡す（例：3分の使い方、見る順番、判断基準）

• KPI定義（用語の説明）をレポート内に埋め込む

• 役割別の入口ページを作る（営業向け、管理者向けなど）

• 現場の会話（会議）で“そのレポートを使う”運用を作る

属人化を解くには、レポートの完成度だけでなく“利用の型”が必要です。

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7. 「使われないレポート」をどう扱うか（整理は正義）

Usage metrics を見ると、必ず「ほぼ見られていないレポート」が出てきます。
ここでよくある失敗が、「全部を改善しようとする」ことです。

実務でおすすめの考え方は次の通りです。

• 使われない理由が明確で、価値がある → 改善対象

• 目的が終わった（期間限定の分析、プロジェクト終了） → アーカイブ

• 似たレポートが複数ある → 統合して一本化

• 誰もオーナーがいない → 原則整理（増殖の温床）

レポートは増えるほど、利用者は迷います。
定着を狙うなら、「増やす」より「減らして分かりやすくする」方が効くことが多いです。

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8. “改善が効いたか”をUsage metricsで検証する（PDCAの回し方）

定着活動で重要なのは、改善して終わりではなく、効果検証まで回すことです。おすすめの型は以下です。

週次（軽め）

• 主要レポートの閲覧者数／閲覧回数の変化

• 極端な落ち込みがないか（更新失敗・権限変更の兆候）

月次（しっかり）

• レポート別：到達（閲覧者数）、継続（推移）、集中（偏り）

• “伸びた理由／落ちた理由”の仮説を立てる

• 改善施策を1〜3個に絞って実行

• 翌月に同じ指標で検証

「指標を見て、仮説を立て、少数の施策を試す」
このサイクルに乗ると、Power BI は確実に育ちます。

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9. よくある落とし穴（見える化が逆効果になるパターン）

最後に、Usage metrics 活用でありがちな罠も押さえておきます。

落とし穴1：数字を“評価”に使い、現場が萎縮する

利用状況は改善の材料であり、個人評価にすると協力が得にくくなります。
「伸びない＝悪」ではなく「伸ばすために何を変えるか」に焦点を当てるのが安全です。

落とし穴2：閲覧回数だけを追い、質を無視する

一瞬開いて閉じてもカウントされることがあります。
「閲覧回数が増えた」だけで満足せず、継続利用やページ別の偏りもセットで見ましょう。

落とし穴3：季節性や業務サイクルを無視する

月初・月末・四半期・繁忙期など、利用が増減するのは自然です。
“いつもの波”を理解した上で判断すると、誤解が減ります。

落とし穴4：改善対象を広げすぎる

最初から全レポートに手を出すと、運用が続きません。
最重要レポートから始め、成功パターンを横展開するのが近道です。

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まとめ：Usage metricsは「Power BIを育てるための経営指標」

Power BI の定着は、センスではなく運用です。
利用状況を見える化し、到達・継続・集中の観点で整理し、少数の改善施策を回す。これだけで、活用度は確実に上がっていきます。

• 見られていないなら「見つけやすさ」と「周知」を整える

• 継続しないなら「更新・速度・読みやすさ」を改善する

• 偏っているなら「読み方」と「利用の型」を作る

• 使われないものは潔く整理し、迷子を減らす

Usage metrics を“眺める”のではなく、“改善の優先順位を決める道具”として使う。
この一歩で、Power BI は「作っただけのレポート」から「使われ続ける業務基盤」へ変わります。