Power Automate（旧 Microsoft Flow）は、ルーティンワークを自動化して業務効率を高めるための強力なツールです。個人が作成したフローをチームや他のユーザーと共有できれば、組織全体での生産性向上に大いに役立ちます。この記事では、Power Automate のフロー共有の方法や注意点、チーム運用のポイントをわかりやすく解説します。
1. フロー共有がなぜ重要なのか？
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重複作業を減らす
個人が作成したフローを、他のメンバーも利用できるようにすることで、同じようなフローを別々に作り直す手間を省けます。 -
業務継続性の確保
フローの制作者が休暇や退職などで不在になると、そのフローを管理・修正できなくなるリスクがあります。共有しておけば、メンテナンスや引き継ぎがスムーズです。 -
チーム全体の業務効率アップ
メンバー同士でフローを共有して互いにフィードバックし合い、改善案を出すことでより優れた自動化が実現します。
2. Power Automate でフローを共有する方法
手順 1：フローの所有者が共有を設定
- Power Automate ポータルにアクセス
Power Automate にサインインし、共有したいフローを選択。 - 「共有」ボタンをクリック
フローの詳細画面か、一覧のコンテキストメニューから「共有」を選びます。 - ユーザーまたはグループを追加
- ユーザー名、メールアドレス、またはセキュリティグループを入力。
- 権限ロールとして「所有者 (Co-owner)」や「閲覧者 (Can view)」などを指定できます（設定画面の UI により若干名称が異なる場合あり）。
- 招待完了
共有先のメンバーには通知が行き、対象フローを表示・編集できるようになります。
手順 2：共有されたユーザー側での操作
- フロー一覧に追加される
共有を受けたユーザーは、Power Automate の「共有されているフロー」などのタブで対象フローを確認可能。 - フローの編集・共同管理
所有者として共有された場合、フローの編集や削除、さらなる共有設定などを行えるようになります。
3. 共有権限の違い
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閲覧者 (View only)
- フローの内容（ステップや設定）を参照はできるが、変更はできない。
- 自動化の流れを学びたい・監査したいメンバー向け。
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共同所有者 (Co-owner / Edit)
- フローを編集・更新し、再保存するなどが可能。
- フローの実行回数や履歴を閲覧し、設定を変更できる。
- フローを再共有（第三者への共有）する権限もあるため、やり過ぎないよう権限は慎重に付与する必要がある。
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組織全体に共有
- 組織のすべてのユーザーがフローを閲覧・利用可能にする設定も可能。
- 機密情報を扱うフローではリスクが高いため、運用ガイドラインが必要。
4. チーム運用で押さえるべきポイント
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誰がどのフローを管理するか決める
フローごとにメンテナンス担当を明確化し、更新・トラブル時に連絡が取りやすい体制を整える。 -
命名規則とドキュメント化
「部門名_フロー名_バージョン」などの規則を設定すると、一覧性が高まり、どのフローがどの業務に関連するかがわかりやすくなります。
各フローの目的やトリガー条件、主要アクションを簡単にドキュメント化して共有すると、後から参加するメンバーも理解しやすい。 -
エラー通知とモニタリング
フローが失敗したときにメール通知を受け取るよう設定し、共有メンバーと協力して原因を特定・修正できるようにしておくとよい。 -
ライセンスと実行制限の確認
Power Automate にはプランごとに実行回数やコネクタの種類に制限があります。共同利用で実行数が増えすぎると上限を超えてしまう可能性もあるため、チームでの使用量を把握しておくことが大切です。
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まとめ
Power Automate のフローを共有することで、チーム全体の業務効率をさらに高めることができます。
- 共同所有者 としてメンバーを追加すれば、フローの編集や管理を分担できる。
- 閲覧権限 だけ付与して、フローの仕組みを知ってもらうだけでも、組織のナレッジが広がる。
フロー共有時には、管理体制やライセンス、エラー時の対応フローをしっかり整備しておきましょう。組織全体で自動化を推進するために、もし設計や運用で不安がある場合は無料相談やセミナーへの参加を検討してみてください。効率的かつ安全なフロー共有で、チームの生産性を大幅に向上させましょう。
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